RODO

Polityka prywatności i informacja RODO.

Obowiązuje od 5 października 2026 r. Opisuje, jakie dane zbiera ta strona i gabinet ClearMind, po co, na jakiej podstawie i jak długo — oraz jakie masz prawa.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Kacper Gomuła, prowadzący gabinet psychologiczny ClearMind przy ul. Bóżnicznej 6/1, 26-600 Radom, e-mail: kontakt@gabinetclearmind.pl, tel. +48 798 819 915.

Dane rejestrowe: [pełna firma / adres do doręczeń / NIP / REGON / wpis w CEIDG].

W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktuj się przez wskazany wyżej adres e-mail lub telefon.

2. Jakie dane i w jakich celach przetwarzamy

Kontakt przez formularz, e-mail lub telefon

Dane: imię, e-mail, telefon (jeśli go podasz), temat i treść wiadomości.

Cel i podstawa prawna: odpowiedź na pytanie i prowadzenie korespondencji — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda wyrażona przed wysłaniem formularza). Zgodę możesz wycofać w każdym czasie; nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Rezerwacja wizyty i konto pacjenta

Dane: imię i nazwisko, e-mail, telefon, hasło (przechowywane wyłącznie jako nieodwracalny skrót), wybrana usługa, forma i termin wizyty oraz jej status.

Cel i podstawa prawna: podjęcie działań przed zawarciem umowy i realizacja umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Konto pacjenta powstaje przy pierwszej rezerwacji i służy do sprawdzania wizyt oraz kontaktu z gabinetem.

Wiadomości w panelu pacjenta

Dane: treść wiadomości wymienianych z gabinetem po zalogowaniu.

Cel i podstawa prawna: obsługa wizyt i kontakt z pacjentem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Panel nie jest kanałem alarmowym.

Badania (kwestionariusze) wypełniane przez stronę

Dane: odpowiedzi udzielone w badaniu zleconym przez psychologa. Są to dane dotyczące zdrowia.

Cel i podstawa prawna: przeprowadzenie zleconego badania i omówienie wyniku — art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO (Twoja wyraźna zgoda wyrażana przed wypełnieniem badania). [potwierdź podstawę z art. 9 RODO z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych]

Dokumentacja pacjenta

Dane: dane identyfikacyjne i kontaktowe, notatki psychologa, wyniki badań i dokumenty dotyczące pacjenta, w tym dane dotyczące zdrowia.

Cel i podstawa prawna: udzielanie pomocy psychologicznej i prowadzenie dokumentacji — [właściwa podstawa z art. 6 i art. 9 RODO oraz przepis szczególny, potwierdzone z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych].

Opinie o gabinecie

Dane: ocena i treść opinii dodanej w panelu pacjenta oraz wybrany przez Ciebie podpis: imię z pierwszą literą nazwiska, samo imię albo opinia anonimowa. Pełne nazwisko nie jest publikowane.

Cel i podstawa prawna: publikacja opinii na stronie po jej zatwierdzeniu — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda zaznaczona przy dodawaniu opinii). Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, usuwając opinię w swoim panelu; znika wtedy także ze strony.

Rozliczenia

Dane: dane z dokumentów księgowych i rozliczeniowych.

Cel i podstawa prawna: wykonanie obowiązków podatkowych i księgowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dochodzenie lub obrona roszczeń

Dane: dane konieczne do wykazania roszczenia albo obrony przed nim.

Cel i podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie jego praw — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Działanie strony i bezpieczeństwo techniczne

Dane: informacje techniczne z logów serwera, np. adres IP, data i czas, informacje o przeglądarce.

Cel i podstawa prawna: zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Statystyki odwiedzin

Dane: zbiorcze informacje o odwiedzonych podstronach, czasie i rodzaju urządzenia. Strona liczy je sama, na własnym serwerze: bez plików cookies i bez zapisywania adresu IP (odwiedzającego w ciągu jednej doby rozpoznaje jednorazowy skrót).

Cel i podstawa prawna: ulepszanie strony — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Rozpoznawanie osób wracających na stronę działa wyłącznie po Twojej zgodzie — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Nie opisuj w formularzu kontaktowym stanu zdrowia, diagnozy, historii leczenia ani innych szczególnie wrażliwych informacji. Do pierwszego kontaktu wystarczy krótka informacja, że chcesz umówić wizytę lub zadać pytanie. Szczegóły omawiamy na wizycie.

3. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale niezbędne, aby otrzymać odpowiedź. Podanie danych wymaganych przy rezerwacji jest konieczne, aby zarezerwować wizytę. Wypełnienie zleconego badania jest dobrowolne — jeśli nie chcesz wypełniać go przez stronę, powiedz o tym psychologowi.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymywać wyłącznie podmioty, które wspierają administratora w działaniu strony i obsłudze gabinetu, w zakresie niezbędnym do wykonania usługi:

  • dostawca hostingu i infrastruktury IT: [nazwa i kraj dostawcy];
  • dostawca poczty elektronicznej gabinetu: Microsoft (usługa Outlook) — [potwierdź dostawcę skrzynki i umowę powierzenia];
  • Google Ireland Ltd. — kroje pisma (Google Fonts) pobierane przy otwarciu strony oraz mapa (Mapy Google), która wczytuje się dopiero po kliknięciu „Pokaż na mapie Google". W obu przypadkach Twoja przeglądarka łączy się z serwerami Google i przekazuje im adres IP;
  • biuro rachunkowe i dostawcy usług księgowych — gdy jest to potrzebne do rozliczeń: [nazwa albo usuń ten punkt].

Rezerwacja wizyt, panel pacjenta, badania i statystyki działają w ramach tej strony — nie korzystamy przy nich z zewnętrznych systemów. Strona nie używa zewnętrznych narzędzi analitycznych ani reklamowych. Nie sprzedajemy danych osobowych.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady korzystamy z dostawców przetwarzających dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Google i Microsoft mogą przetwarzać dane także w Stanach Zjednoczonych; podstawą są decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (Data Privacy Framework) oraz standardowe klauzule umowne. [potwierdź po wyborze hostingu i poczty: dostawca, państwo, mechanizm transferu]

6. Jak długo przechowujemy dane

  • wiadomości z formularza kontaktowego — przez [np. 12 miesięcy od zakończenia korespondencji], chyba że wcześniej wycofasz zgodę lub dalsze przechowywanie będzie konieczne do obrony przed roszczeniami;
  • konto pacjenta, rezerwacje i wiadomości w panelu — przez czas korzystania z usług gabinetu i [wpisać okres po ostatniej wizycie];
  • dokumentacja pacjenta, w tym wyniki badań — przez [okres wynikający z przepisów i przyjętej procedury, wraz z podstawą prawną];
  • dokumenty księgowe — przez okres wymagany przepisami prawa;
  • dane przetwarzane dla celów obrony roszczeń — do upływu terminów przedawnienia;
  • statystyki odwiedzin — 400 dni, potem są usuwane automatycznie;
  • sesja logowania — 14 dni albo do wylogowania; odnośnik do ustawienia nowego hasła — 60 minut.

7. Twoje prawa

Masz prawo do:

  • dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
  • sprostowania danych;
  • usunięcia danych, gdy przepisy na to pozwalają;
  • ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody albo umowy i w sposób zautomatyzowany;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora;
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Żądanie możesz przesłać na adres e-mail podany w punkcie 1 albo przez wiadomość w panelu pacjenta. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

8. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy Cię. Wynik badania wypełnionego przez stronę jest sumą punktów liczoną automatycznie, ale jego znaczenie zawsze ocenia i omawia z Tobą psycholog — sam wynik nie jest diagnozą.

9. Cookies, pamięć przeglądarki i statystyki

Strona zapisuje w Twoim urządzeniu tylko to, co poniżej. Nie używa cookies reklamowych ani śledzących.

cm_session — plik cookie (niezbędny)

Dane: losowy identyfikator sesji; powstaje dopiero po zalogowaniu do panelu pacjenta.

Cel i podstawa prawna: utrzymanie zalogowania. Przechowywany do 14 dni albo do wylogowania; niedostępny dla skryptów na stronie.

cm-consent — pamięć przeglądarki (niezbędny)

Dane: Twoja decyzja z banera zgody („Zgadzam się" albo „Odrzucam").

Cel i podstawa prawna: zapamiętanie wyboru, żeby baner nie pojawiał się przy każdej wizycie. Przechowywany do zmiany decyzji albo wyczyszczenia danych przeglądarki.

cm-seen — pamięć przeglądarki (tylko po zgodzie)

Dane: data Twojej ostatniej wizyty na stronie, bez żadnego identyfikatora.

Cel i podstawa prawna: policzenie, ile osób wraca na stronę. Zapisywany wyłącznie po kliknięciu „Zgadzam się"; usuwany po wycofaniu zgody.

Decyzję możesz zmienić w każdej chwili odnośnikiem „Ustawienia cookies" pod stopką strony. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania. Cookies możesz też usuwać lub blokować w ustawieniach przeglądarki; zablokowanie pliku cm_session uniemożliwi logowanie do panelu pacjenta.

10. Bezpieczeństwo danych i dokumentacja pacjenta

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do charakteru danych:

  • notatki, wiadomości, odpowiedzi z badań, dokumenty pacjentów i zgłoszenia z formularza są przechowywane w postaci zaszyfrowanej (AES-256);
  • hasła są przechowywane wyłącznie jako nieodwracalne skróty — nikt, także administrator, nie może ich odczytać;
  • połączenie ze stroną jest szyfrowane (HTTPS);
  • dostęp do kartoteki pacjenta ma wyłącznie psycholog prowadzący gabinet, po zalogowaniu;
  • badanie zlecone pacjentowi widzi tylko ten pacjent; punktacji i notatek psychologa pacjent nie widzi;
  • kopie zapasowe: [opisz, gdzie i jak często są wykonywane].

Dane o zdrowiu nie są zbierane przez formularz kontaktowy; prosimy, aby nie przekazywać ich w pierwszej wiadomości.

11. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana, jeżeli zmieni się sposób działania strony, wykorzystywane narzędzia albo przepisy. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie wraz z datą obowiązywania.